¿Por qué debo generar tantos soportes?
En nuestra realidad país tan dinámica y en el que las empresas avocan todos sus esfuerzos a mantener la operatividad de su negocio y que el mismo sea rentable, se constituye en un trabajo arduo mantener al día y en orden toda la parte administrativa. Específicamente, en cuanto a lo relacionado con el personal vinculado con la empresa como trabajadores, el empresario o emprendedor debe asegurarse que tiene documentado absolutamente todo lo que a las relaciones laborales se refiere con cada uno de ellos.
¿Entonces, como empresario nos preguntamos y que soportes o documentos debo tener? Pues, nuestra sugerencia es documentar todo en un expediente de cada trabajador que hable por sí sólo, es decir, que contenga todo lo que a ese colaborador se refiere, entiéndase: datos personales, condiciones laborales convenidas (contrato), obligaciones legales y/o parafiscales correspondientes, pagos efectuados, notificaciones realizadas y adicionalmente todo lo concerniente a la parte de salud y seguridad y cualquier otro soporte necesario.
Esto obedece a varios principios y presunciones relacionadas con la carga de la prueba en materia laboral. En primer lugar, existe una presunción iuris tantum de que una vez que esté probada la relación laboral, se presume como ciertas las afirmaciones realizadas por el trabajador acerca de las características de su contrato de trabajo, así lo contempla en el artículo 58 de la Ley Orgánica del Trabajo, Trabajadores y Trabajadoras. Aunado a que todo el que tenga una obligación debe probar su cumplimiento y específicamente quien pretenda que ha sido liberado de una obligación debe probar el pago o el hecho extintivo de la misma.
Así las cosas, todo lo elemental y básico en la relación laboral corresponde en principio probarlo al patrono. Ahora, los reclamos de excesos legales o condiciones diferentes en excesos por ejemplo horas extras si corresponde probarlas al trabajador.
Incluso, si el punto fuera ir al inicio y negar la existencia de una relación laboral, alegando por ejemplo una prestación de servicio independiente, debe probarlo el empresario o emprendedor, ya que la prestación de servicio personal o individual se presume que es laboral, salvo prueba en contrario (artículo 53 LOTTT)
Y por cuánto tiempo debo conservar los soportes? El otro punto importante es saber que aún cuando la relación de trabajo culmine, el trabajador tiene un tiempo importante para interponer peticiones o demandas, ya que el lapso de prescripción para las acciones laborales es de: 10 años para lo relacionado con la prestación de antigüedad y 5 años para el resto de las acciones, por lo que en caso de presentarse, debemos tener los medios probatorios necesarios para sostener cualquier reclamo.
Por todo lo anterior, es vital tener organizado los documentos, formatos, recibos, comunicaciones y en general todo aquello que sea un soporte para definir nuestras relaciones laborales y en ese sentido debemos apegarnos a otras exigencias de ley específicas según el tema o punto, lo que desarrollaremos en concreto en otros blog y recursos.